郑州轻工业学院学生档案管理办法

 

第一章 总 则

第一条　为规范我校学生档案管理工作，完善学生档案建档、保存和投递工作程序，提高我校学生档案管理水平，结合我校档案管理工作实际，特制定本管理办法。

第二条　学生档案应明确专人管理，管理人员政治上必须可靠，敢于坚持原则，作风正派，能够遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，认真、细致，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。

第三条  学生档案是学生自升入中学至大学毕业时所形成的有保存价值的资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。

第四条　学校各院（系）必须将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本院（系）学生管理制度中去，切实维护和保证学生的档案材料反映学生的真实情况。

第二章　学生档案材料的归档制度

第五条　归档内容的范围

1、中学阶段形成的材料：入团、入党志愿书、高中毕业生登记表、学习成绩登记表、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测试证(卡)、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校考生招考登记表、高等学校招生考生体格检查表、高等学校考生录取电子档案等记录学生在校期间的有价值材料（包含非文字材料、电子材料等）。

2、进入我校学习后形成的材料：入团、入党志愿书、学生入学登记表、军训登记表、各种奖励及惩处材料、学生成绩登记表、学生健康检查表、毕业生登记表、社会实践登记表、获得的各种考评证书复印件等其它记录学生在校期间的有价值材料（包含非文字材料、电子材料等）。

第六条　归档要求及时间、手续

1、各院（系）要按照归档范围及要求，将本院（系）学生应归档的材料，收集齐全、完整。

2、招生部门在新生入校前将高招电子档案移交给各院（系），各院（系）将电子档案纸质化，一并归入学生纸质档案。若学生入校时纸质档案自带，在报到时交所在院（系）指定人员；若纸质档案转递至学校招生部门，招生部门在收到档案后立即移交至学生所在院（系），并有相应交接手续。各院（系）档案管理人员认真核对新生档案，对未及时交纳档案的新生，应要求说明原因，并督促其本人负责查找档案。

3、凡需归档的材料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写或使用打印机打印，严禁使用圆珠笔填写、复写或复印，以利于档案的保存与使用。

4、各院（系）收到新生档案后，要负责检查档案是否齐全和档案材料的实际情况，应组织人员对档案进行整理，按专业、班级分类登记、造册，便于档案的查找和收发；填写收到档案的《档案材料明细表》，记录收到档案材料的真实情况。并按一定程序转交给本院（系）档案管理人员查收。

5、学生的各种应归档材料应及时转交本院（系）的档案管理人员，由档案管理人员存入学生本人档案。档案一般要在学生毕业离校前（6月底）由院（系）学生档案管理人员交毕业生就业指导中心办公室，交接双方清点核对后，填写《学生档案转交清单》（附件二）一式两份（一份交毕业生就业指导中心办公室，一份留院（系））签字备查。

6、学生在我校学习期间形成的档案材料，其材料的真实性、严肃性，由各院（系）分管学生工作的党总支书记负责。

第三章　学生档案的保管

第七条　各院（系）学生档案管理工作由分管学生工作的党总支书记负责，并指定一名专职人员负责档案管理工作。

第八条  各院（系）要根据实际情况，建立学生档案管理制度，对接收的学生档案要及时进行整理，档案按学号顺序排列，分班级、年级专柜存放，设立《××级学生档案材料名册》、《档案异动材料登记表》、《转递学生档案通知单》（包括回执、存根等）、《学生基本情况登记表》（档案卡片）、《毕业生就业方案》等。

第九条  要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，要严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

第十条　学生档案的查阅、借阅制度

1、校外人员查、借阅学生档案者，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，并填写《查阅学生档案审批表》（附件一），由学生处或院（系）批准同意后方可查、借阅。查、借阅学生档案原则上不得带出档案保管室，如有特殊情况，须带出时，借期最长不得超过两周，到期仍需使用，可办理续借手续。查、借阅者将档案带出档案室，要注意保管好档案，不得遗失。

2、学校从事学生工作的辅导员，党委组织部门、校团委、各院（系）负责人可直接登记后查、借阅学生档案。

3、所有的查、借阅者都要严守机密，借出档案也只限本人使用，未经许可，不得擅自转借，更不得涂改、划圈、自批、抽页和污损档案材料，要保持档案的整洁、完整。

4、查、借阅档案时，如有特殊情况，需要复印、摘抄档案时，需经院（系）分管负责人同意。

第十一条  毕业生离校时，学生档案转出，各院（系）要对《××级学生档案材料名册》、《档案异动材料登记表》、《转递学生档案通知单》（包括回执、存根等）、《学生基本情况登记表》（档案卡片）、《毕业生就业方案》按年度装订成册，长期保存。

第四章　学生档案的转递

第十二条  毕业生离校前，各院（系）要在学生处统一部署指导下，整理好毕业生的档案，做好装档密封及转递工作；学生因各种原因退学、转学、转专业等需转递档案时，各院（系）要及时将学生的应存档案材料归档、密封，并做好相关的转递工作。

第十三条　各院（系）在转递本院（系）毕业生档案时，要按学校统一安排，依照当年《毕业生就业方案》仔细填写《学生档案转递通知单》，并将《学生档案转递通知单》一并入档密封交毕业生就业指导中心办公室，由毕业生就业指导中心办公室通过机要部门进行统一投递。各院（系）的填写档案寄送地址应依据《毕业生就业方案》中“档案转寄详细地址”栏所填信息。

第十四条　学生档案转出后在档案底册上作相应处理，要注明该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到回执，由学生处发函催要；收到回执后，各院（系）要将其粘贴在《学生档案转递通知单》存根上备查。

第十五条　毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在毕业当年10月份前通过学校到省机要部门查询。自10月1日后，学校原则上不再受理档案查询工作。

第五章   附　则

第十六条　本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。

第十七条　本办法自2005年9月1日起施行。

第十八条  本办法由学生处负责解释。